So läuft die Einführung ab
Keine Sorge, das wird kein IT-Großprojekt. Die Einführung folgt einem erprobten Ablauf in fünf Schritten – Ihr Aufwand konzentriert sich auf wenige, klar definierte Termine.
Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos)
Wir klären: Welche Dokumente gibt es, wo liegen sie, wer soll was finden? Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich die Wissensdatenbank für Ihren Betrieb lohnt – und im Anschluss ein Fixpreis-Angebot.
Ihr Aufwand: 30 Minuten, online oder telefonisch
Analyse & Konzept
In einem gemeinsamen Termin nehmen wir Ihre Dokumentenwelt auf: Dokumenttypen, Kunden und Lieferanten als Korrespondenten, Ordnungsmerkmale wie Projektnummer oder Standort. Ergebnis ist Ihre Ablage- und Suchstruktur – nicht unsere Standardstruktur, Ihre.
Ihr Aufwand: ein gemeinsamer Termin mit Ihrer Ansprechperson
Einrichtung & Erstbefüllung
Wir richten Dokumentenverwaltung, Texterkennung, Verschlagwortung, E-Mail-Anbindung und die KI-Abfrage ein und befüllen die Wissensdatenbank mit Ihren bestehenden Unterlagen – inklusive der eingescannten Bestände. Ihr Tagesgeschäft läuft dabei ungestört weiter.
Ihr Aufwand: Zugänge bereitstellen – den Rest übernehmen wir
Testfragen & Feinabstimmung
Sie liefern echte Fragen aus Ihrem Arbeitsalltag – „Wie haben wir das Problem beim Kunden X gelöst?", „Wie ist die Anlage Y eingestellt?" – und wir stimmen die Antwortqualität darauf ab. Erst wenn die Antworten sitzen und die Quellenangaben stimmen, geht es weiter.
Ihr Aufwand: Testfragen sammeln – Ihr Team, nebenbei im Alltag
Einschulung & Go-Live
Wir schulen Ihr Team in Bedienung und Pflege (Dauer: ein Vormittag), übergeben eine kurze Anwender-Dokumentation – und ab dann beantwortet Ihre Ablage Fragen.
Ihr Aufwand: ein Vormittag fürs ganze Team
Was wir von Ihnen brauchen
Wie lange dauert das?
Vom Auftrag bis zum ersten nutzbaren Stand vergehen in der Regel wenige Wochen – abhängig vom Umfang Ihres Dokumentenbestands. Den konkreten Zeitplan erhalten Sie mit dem Angebot.
Und nach dem Go-Live?
Updates & Sicherheit laufen im Hintergrund
Sicherheits-Patches, Datensicherung und Wartung übernehmen wir – Sie merken davon nichts, außer dass alles läuft.
Die Wissensbasis wächst im Alltag
Jedes neue Dokument, jede diktierte Notiz und jedes Feedback verbessert künftige Antworten. Nach einem Jahr weiß Ihre Wissensdatenbank mehr als am ersten Tag – nicht weniger.
Ein Ansprechpartner, der das System kennt
Bei Fragen oder Wünschen erreichen Sie direkt den, der Ihre Wissensdatenbank eingerichtet hat – keinen Ticket-Roboter, keine Hotline.
Häufige Fragen zur Einführung
Wie lange dauert die Einführung insgesamt?
Vom Auftrag bis zum ersten nutzbaren Stand vergehen in der Regel wenige Wochen – abhängig vom Umfang Ihres Dokumentenbestands und der Zahl der Quellen. Den konkreten Zeitplan erhalten Sie mit dem Fixpreis-Angebot.
Wird unser Tagesgeschäft durch die Einführung gestört?
Nein. Die Einrichtung passiert im Hintergrund auf unserer Infrastruktur; Ihre Ordner, Ihr Postfach und Ihre Arbeitsabläufe bleiben unverändert. Ihr aktiver Part beschränkt sich auf wenige, planbare Termine.
Brauchen unsere Mitarbeiter Schulungen oder IT-Kenntnisse?
Ein Vormittag Einschulung reicht. Wer eine Suchmaschine bedienen kann, kann die Wissensdatenbank bedienen: Frage eintippen (oder diktieren), Antwort mit Quellenangabe erhalten, Klick öffnet das Original.
Was passiert, wenn die Antworten anfangs nicht passen?
Genau dafür gibt es Schritt 4: Wir stimmen das System an echten Testfragen aus Ihrem Betrieb ab, bevor es live geht. Auch danach fließt Feedback laufend ein – die Antwortqualität ist kein Zufall, sondern Teil des Ablaufs.
Wir haben ein großes Papierarchiv – hält das den Zeitplan auf?
Nein, das Papierarchiv muss nicht komplett digitalisiert sein, bevor Sie starten. Üblich ist ein Start mit den digitalen Beständen; gescannte Ordner kommen priorisiert nach und nach dazu – die Wissensdatenbank wächst mit.
Bereit für den nächsten Schritt?
Klären Sie im kostenlosen Erstgespräch, ob und wie sich die KI-Wissensdatenbank für Ihren Betrieb lohnt.